(Questo articolo è offerto da agentievenditori.it, il portale dedicato alle reti di vendita e alle aziende che organizzano le loro reti commerciali in maniera intelligente ed efficace).
Come si fa a creare una timeline giornaliera e sentire una soave musica per le nostre orecchie?
Ogni giorno è un progetto, e la riuscita del progetto dipende dalla sua organizzazione.
Uno dei punti di partenza per organizzare un progetto è quello di capirne la sua utilità.
Organizzare una timeline degli impegni giornalieri è utile perché così facendo cerchiamo di razionalizzare l’utilizzo del nostro tempo con l’obiettivo di massimizzare i risultai che otteniamo dalle varie attività e grazie alla pianificazione impariamo a valutare l’effettivo tempo che impieghiamo a fare le cose.
Ad esempio spostarci da un posto all’altro, sostenere un colloquio con un cliente piuttosto che con un insegnate oppure un collega e tutte quelle figure che più o meno ricorrono nell’arco della nostra giornata, sia lavorativa che privata.
Tanto per cominciare procuriamoci uno strumento, una volta avevamo l’agenda dalla quale non ci separavamo mai, oggi invece abbiamo lo smartphone da quale non ci separeremmo nemmeno se ci tagliassero le dita.
Allora la cosa più ovvia è utilizzare una app che ci ricordi – magari attraverso una suoneria, un preavviso, un messaggio, una notifica grafica o quant’altro – il susseguirsi degli impegni giornalieri.
Sono molte le app di calendario o agenda presenti sul mercato e spesso sono gratuite o utilizzabili con una semplice iscrizione; attenzione però all’azienda o all’ente che rilascia l’app o il software che utilizziamo: dobbiamo controllare che sia un’azienda che tuteli la nostra privacy, non fidiamoci quindi di app di calendari messe in giro da smanettoni, programmatori improvvisati o quant’altro.
La privacy e la tracciabilità dei nostri movimenti è una cosa seria e va affidata a mani che se ne prendano cura garantendo la sicurezza dei dati da noi forniti o rilevati presso di noi, in poche parole i dati che ci riguardano, a partire dagli spostamenti, i percorsi fatti, le persone incontrate o gli uffici o posti raggiunti e così via.
I dati delle nostre attività giornaliere sono dati altamente profilanti e quindi fanno veramente gola alle aziende di marketing, agli istituti demoscopici e a chi tratta dati sia a scopo di studio che di promozione o lucro.
Il business dei dati personali è un business che vede operatori seri che rispettano i nostri diritti, ma anche operatori non seri se non addirittura criminali che commercializzano illegalmente o per scopi illegittimi i nostri dati, quindi attenzione, se scegliamo una app calendario dovremo tener conto di quanto detto.
Ecco alcune app calendar molto conosciute: Google Calendar, Cal, Cloze, Cannonball, Visual Calendar, CalenGoo e altre.
Ci sono app che danno la possibilità di organizzare anche team e gruppi di persone, ma queste di solito sono app calendari messe a disposizione dalle aziende che, magari, poi dobbiamo sincronizzare con la nostra app calendario personale.
Quindi cerchiamo di avere il nostro calendario personale, magari sincronizzato con altri calendari di gruppo, ma mai utilizzare un calendario di gruppo quale agenda personale, questo sia per motivi di tutela della nostra privacy ma anche per non porre gli altri in situazioni imbarazzanti se non in posizioni illegittime.
Separiamo le agende, ma separiamo anche le tipologie di impegni, magari utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalle app calendario come i contrassegni, le etichette, i colori, ecc…
Se abbiamo degli impegni ripetitivi di cui conosciamo il calendario cercheremo di inserirli per primi e poi andremo a completare l’agenda giornaliera con gli impegni che man mano ci prendiamo.
Gli avvisi acustici o la messaggistica di avviso sono molto utili e importanti, non commettiamo l’errore di non collegare questi avvisi anche alle attività di routine, come ad esempio andare a ginnastica o a prendere i bambini a scuola, assumere una medicina (anche se per questa tipologia di dati consigliamo di utilizzare apposite app separate).
Un suono particolare con un preavviso va abbinato ad ogni tipologia di impegno come ad esempio, la videoconferenza con il corrispondente, l’appuntamento con il cliente o un fornitore e così via.
L’importante è creare una linea temporale che ci permetta di “respirare” fra un impegno e l’altro, in maniera da avere almeno qualche minuto fra una situazione e l’altra per raccogliere le idee o come si dice: “tirare il fiato”.
Molto importante è che la sincronizzazione con l’agenda di un gruppo o l’agenda aziendale sia, per la metodologia di notifica o per il suono della notifica stessa, distinguibile dagli impegni di tipo privato o da quelli lavorativi o professionali di tipo personale.
Se utilizzate app tipo Google calendar potrete inoltre avere anche la visione a livello grafico della pianificazione degli impegni, sia giornalieri che settimanali.
La vivacità della vostra agenda e la tipologia di impegni che prenderete (quando ad ogni tipologia di impegni abbinate un certo suono di notifica) farà sì che la vostra giornata sia rallegrata da una dolce melodia, se ad esempio contrassegnate gli appuntamenti con clienti con i quali dovete sottoscrivere un contratto o comunque per vendere qualche cosa o incassare. In altri momenti potrebbe avere un suono più grave, magari quando avete delle incombenze burocratiche da seguire, oppure si può abbinare alla notifica un suono festoso quando ricevete l’avviso di andare a prendere i vostri bambini a scuola o avete appuntamento con la vostra anima gemella.
L’agenda per tracciare la timeline quotidiana, abbinata a suoni e notifiche, farà si che oltre ad avere sempre sott’occhio i vostri impegni, sentirete l’aria musicale che prende ogni vostra giornata.
